Organizacije u posljednje vrijeme sve više pažnje posvećuju upravljanju dokumentacijom
jer je upravo suvremeno turbulentno tržište nametnulo visoke standarde po kojima neka organizacija može zadržati svoju kompetitivnu prednost – a to je naučiti i znati učinkovito komunicirati s kupcima.
Danas poslovna dokumentacija više nije shvaćena kao usputna stavka, korištena svega nekoliko puta u poslovanju, već je promijenjena cijela percepcija promatranja dokumentacije u kojoj ona postaje živući entitet kojim se može i mora upravljati zbog optimalne zajedničke koristi koje iz nje proizlaze.
Iako definicije životnog ciklusa dokumenata variraju i različito su shvaćene, većini dokumentacijskih procesa zajedničko je povezanost faza u njihovom nastanku, distribuciji, zaprimanju i njihovu arhiviranju. U najboljemu slučaju ovi bi koraci morali biti povezani i kvalitativno upravljani dok bi u idealnom slučaju između faza zaprimanja i arhiviranje bila neka vrsta analitičkog procesa koji bi crpio „znanje“ skriveno u dokumentaciji. U kontekstu upravljanja odnosa s klijentima analitička povezanost zaprimanja i arhiviranja dokumentacije je itekako moćno oružje stjecanja kompetitivne prednosti.
Kako bi komunikacija (obavljena putem bilo koje metode) u nekoj tvrtki bila učinkovita ona mora biti integrirana, odnosno mora postojati višekanalnu komunikacija – u tom smislu tvrtke moraju usvojiti strategiju integriranja komunikacija.
Integrirana izlazna komunikacijska arhitektura je mnogo više od zbroja softverskih sistema i izlaznih jedinica računala (print,…) – radi se ovdje o inženjerskoj metodi praćenja tijeka komunikacije i holistički upotrebei što je moguće više komunikacijskih kanala kojim dotičemo kupce, stvarajući na taj način moćnu informacijsko – komunikacijsku komunikacijsku strategiju.
Integrirana izlazna komunikacijska arhitektura podrazumijeva interakciju poslovnih funkcija, poslovnih jedinica i baza podataka . Radi se o strategiji koja bi trebala podijeljene informacije o kupcima sažeti i učiniti dostupnima svim poslovnim jedinicama neke tvrtke – marketingu, financijama, prodaji, operacijama, IT odjelima i odjelima podrške kupcima.
Rješenja koja nudi SPAN: