Span.doc  naš je novi poslovni odjel  koji uštede u poslovanju traži na mjestima o kojima mnogi ni ne razmišljaju. Optimizacija životnog ciklusa dokumenata nama nije samo marketinška fraza – to je naš posao!

Dizajniranje strategije upravljanja dokumentima pomoći će tvrtkama da identificiraju sve troškovne stavke vezane uz konačni izlazni oblik dokumenata, da ih sukladno tome optimiziraju i na taj način uspostave bolju kontrolu nad svojim troškovima.

Uspostava troškovne kontrole nad životnim ciklusom dokumenata ostvaruje se kroz tri područja:

Strategiju. Tvrtke bi provedbom snimke stanja trebale spoznati svoje stvarne troškove te sukladno saznanjima dizajnirati strategiju kojom će utjecati na njihovo smanjenje,  uz istovremeno učinkovitije upravljanje svim fazama životnog ciklus dokumenata. Najvažniji dio dizajniranja strategije odnosi se na softver koji bi omogućio učinkovitije upravljanje funkcijama dokumenta.

Opremu. Iako se može činiti kao visoko početno ulaganje, nabavka nove ispisne infrastrukture (posebice multifunkcionalnih uređaja) dugoročno će smanjiti ukupne troškove (ukupni TCO – Total Cost of Ownership) i na taj način opravdati i vratiti početnu investiciju.

Outsourcing. Pojedine tvrtke, nakon provedene analize uočavanja troškova vezanih uz izlaz dokumenata, zaključuju kako im je troškovno učinkovitije i efikasnije, upravljanje ispisnom infrastrukturom (i svim povezanim procesima) povjeriti vanjskoj tvrtki za unaprijed dogovorenu fiksnu  mjesečnu naknadu. Na taj način, tvrtke će svakodnevno biti u doticaju sa suvremenim tehnološkim rješenjima, bez dodatnog angažmana vlastitih resursa.

 Zašto primijeniti Span.doc uslugu analize upravljanja životnim ciklusom dokumenata?